Massimiliano Poltroni – Una lettera ai leader di ogni generazione
Caro Leader,
la settimana scorsa ti ho scritto del momento in cui una decisione si congela. Questa settimana voglio fare un passo indietro, verso un momento che viene prima di qualsiasi decisione e che quasi nessuno nota: l'istante in cui succede qualcosa e, nel giro di un secondo, ti sei già detto che cosa significa.
Arriva una mail. Un collaboratore resta in silenzio in riunione. Un numero esce più basso del previsto. Non vivi il fatto. Vivi la storia sul fatto. Ed è sulla storia, non sul fatto, che poi decidi.
Epitteto, uno schiavo liberato diventato uno dei maestri più influenti del mondo antico, lo ha detto in una riga quasi duemila anni fa: "Non sono le cose a turbare gli uomini, ma i giudizi che essi danno delle cose."
Il problema
La maggior parte degli errori di leadership non comincia con una decisione sbagliata. Comincia con un'interpretazione mai verificata.
Sotto pressione, la mente funziona come un narratore che non smette mai di parlare. Riempie i vuoti, attribuisce intenzioni, prevede il finale. È veloce e spesso utile. Il guaio è che parla con la stessa voce della realtà, e così non ci accorgiamo di dove finiscono i fatti e dove comincia il commento.
Quando un leader reagisce al narratore invece che alla telecamera, il conto lo paga il team: una risposta gelida, una persona lasciata fuori, un conflitto che non aveva motivo di esistere. E siccome la storia sembrava un fatto, a nessuno viene in mente di verificarla.
Un esempio, quattro parole e un telefono
Pensa a Chiara (inventata, ma riconoscerai lo schema), Direttrice Operations in un'azienda di logistica. Giovedì presenta il nuovo piano turni ai suoi sei capiturno. A metà presentazione Paolo, il più esperto, guarda il telefono tre volte. Poi le manda una mail di quattro parole: "Ok. Ricevuto. Ne parliamo domani."
In serata Chiara ha già una storia completa: Paolo non è d'accordo, lo fa vedere davanti agli altri, le rema contro da quando lei è stata promossa al posto suo. Venerdì mattina lo esclude dalla riunione di follow-up e risponde alla sua mail con due righe fredde.
Ecco che cosa avrebbe registrato una telecamera: un uomo che guarda il telefono tre volte in quaranta minuti, e una mail di quattro parole. Nient'altro. Il resto era narrazione. Quel pomeriggio il padre di Paolo era stato portato in ospedale, e "ne parliamo domani" voleva dire esattamente questo. Sono servite tre settimane e una conversazione imbarazzante per riparare quello che una sera di racconti aveva rotto.
Cosa dice la ricerca
Gli stoici avevano un nome per quella frazione di secondo: il momento dell'assenso. Arriva un'impressione, e o le diamo subito ragione o ci fermiamo a esaminarla. Epitteto insegnava ai suoi allievi a risponderle: "Aspettami un poco, impressione. Lascia che veda chi sei e che cosa rappresenti."
La psicologia moderna è arrivata nello stesso punto per un'altra strada. Albert Ellis, fondatore della Terapia Razionale Emotiva Comportamentale, lo ha descritto con il suo modello ABC: un evento attivante (A) non produce da solo la Conseguenza (C), cioè quello che proviamo e facciamo. In mezzo c'è B, la convinzione (Belief), l'interpretazione che aggiungiamo noi. Cambia B, e cambia C. La terapia cognitiva di Aaron Beck è partita dalla stessa intuizione, mappando i pensieri automatici, come la lettura del pensiero e le conclusioni affrettate, che trasformano fatti ambigui in certezze.
Daniel Kahneman spiega perché il narratore è così convincente. Il nostro Sistema 1, veloce e automatico, costruisce la storia più coerente possibile con le informazioni che ha, e non segnala mai quelle che mancano. Lui lo chiamava WYSIATI: quello che vedi è tutto quello che c'è. La coerenza ha il sapore della verità.
C'è anche una buona notizia. Matthew Lieberman e i suoi colleghi della UCLA hanno mostrato che il semplice mettere in parole un'emozione riduce l'attività dell'amigdala e aumenta quella delle aree prefrontali che regolano le emozioni. Dare un nome a quello che ti sta succedendo è già l'inizio della pausa.
La soluzione da applicare
La risposta non è zittire il narratore: non puoi, e non dovresti, perché l'intuizione spesso ha ragione. È smettere di lasciarlo parlare con la voce della telecamera.
Nel mio libro Allenare la scelta, è il secondo passo del metodo PORTICO™: Osservare. Prima di decidere qualunque cosa su una situazione carica, separi due colonne. Nella prima, solo ciò che registrerebbe una telecamera: parole dette davvero, azioni, numeri, orari. Nella seconda, tutto il resto: intenzioni, giudizi, previsioni. Poi fai una sola domanda alla seconda colonna: quali di queste cose posso davvero verificare, e come?
Per un leader diventa tre piccole abitudini. Prima di reagire a un messaggio che ti irrita, rileggilo ad alta voce con un tono neutro: gran parte del tono ce l'avevi messo tu. In riunione, quando qualcuno dice "stanno facendo resistenza" o "il cliente è scontento", chiedi: "Che cosa hai visto o sentito, esattamente?" E sostituisci "l'hai fatto perché…" con "ho notato… che cosa è successo?" Costa una frase, e lascia all'altro lo spazio per darti i fatti che ti mancano.
È qui che EQ-SWOT®, di cui Coaching Club Professional è distributore ufficiale in Italia, ti aiuta a vederlo con un dato invece che con un'impressione: mappa la tua intelligenza emotiva, compreso il modo in cui regoli le tue reazioni sotto pressione, in punti di forza, debolezze, opportunità e minacce. Non per etichettarti, ma per sapere in anticipo in quali situazioni il tuo narratore rischia di più di prendersi il microfono.
Il tuo esercizio
Prenditi dieci minuti, oggi, prima di chiudere questa lettera.
Pensa a un episodio di questa settimana che ti ha irritato o preoccupato: una mail, una riunione, un commento. Disegna due colonne. A sinistra, La telecamera: solo ciò che avrebbe registrato un dispositivo. A destra, Il narratore: tutto quello che ti sei raccontato. Poi torna sulla colonna di sinistra e cerchia ogni parola che non dovrebbe starci, parole come "sgarbato", "ovviamente", "di nuovo", "se ne frega", e spostala a destra. Infine, per ogni riga di destra, scrivi una domanda che potresti fare all'altra persona per verificare la tua storia.
Se la colonna di sinistra è corta e quella di destra è lunga, hai appena scoperto dove è andata la tua energia questa settimana.
Prima di chiederti che cosa decidere, chiediti: che cosa è successo davvero?
Se conosci un leader che ha appena detto "so benissimo cosa intendeva", inoltragli questa lettera.
Se vuoi approfondire, la telecamera e il narratore è uno degli esercizi del mio nuovo libro, Allenare la scelta, ora su Amazon, insieme agli altri sei passi del metodo PORTICO™.
Con rispetto, Massimiliano
Dr. Massimiliano Poltroni — Coaching Club Professional
Riferimenti
Beck, A. T. (1976). Cognitive Therapy and the Emotional Disorders. International Universities Press.
Ellis, A. (1962). Reason and Emotion in Psychotherapy. Lyle Stuart.
Epitteto. Manuale, 5; Diatribe, II.18.24.
Kahneman, D. (2011). Thinking, Fast and Slow. Farrar, Straus and Giroux. Trad. it. Pensieri lenti e veloci, Mondadori, 2012.
Lieberman, M. D., Eisenberger, N. I., Crockett, M. J., Tom, S. M., Pfeifer, J. H., & Way, B. M. (2007). Putting feelings into words: Affect labeling disrupts amygdala activity in response to affective stimuli. Psychological Science, 18(5), 421–428.
Poltroni, M. (2026). Allenare la scelta. Stoic Coaching e il metodo PORTICO™ per coach, leader e professionisti del cambiamento.
Read in English
Dear Leader,
last week I wrote to you about the moment a decision freezes. This week I want to go one step earlier, to a moment that comes before any decision and that almost nobody notices: the moment something happens and, within a second, you've already told yourself what it means.
An email arrives. A colleague stays silent in a meeting. A number comes in lower than expected. You don't experience the fact. You experience the story about the fact. And it's the story, not the fact, that you then decide on.
Epictetus, a former slave who became one of the most influential teachers of the ancient world, said it in one line almost two thousand years ago: "People are disturbed not by things, but by their judgments about things."
The problem
Most leadership mistakes don't start with a bad decision. They start with an unexamined interpretation.
Under pressure, the mind works like a narrator who never stops talking. It fills the gaps, assigns intentions, predicts the ending. It's fast and often useful. The trouble is that it speaks in the same voice as reality, so we don't notice where the facts end and the commentary begins.
When a leader reacts to the narrator instead of the camera, the team pays for it: a cold reply, a person left out, a conflict that never needed to exist. And because the story felt like a fact, nobody thinks to check it.
An example — four words and a phone
Think of Chiara (invented, but you'll recognize the pattern), Operations Director in a logistics company. On Thursday she presents the new shift plan to her six team leads. Halfway through, Paolo, her most experienced lead, looks at his phone three times. Afterwards he sends a four-word email: "Ok. Noted. Talk tomorrow."
By evening Chiara has a complete story: Paolo disagrees, he's showing it in front of the others, he's been undermining her ever since she was promoted over him. On Friday morning she leaves him out of the follow-up meeting and answers his email with two cold lines.
Here is what a camera would have recorded: a man looking at his phone three times in forty minutes, and an email of four words. Nothing else. The rest was narration. Paolo's father had been taken to hospital that afternoon, and "talk tomorrow" meant exactly that. It took three weeks and an awkward conversation to repair what one evening of storytelling had broken.
What the research says
The Stoics had a name for that split second: the moment of assent. An impression arrives, and we either agree with it at once or we stop and examine it. Epictetus taught his students to talk back to it: "Wait for me a little, impression. Let me see what you are and what you represent."
Modern psychology reached the same place by another road. Albert Ellis, founder of Rational Emotive Behavior Therapy, described it with his ABC model: an Activating event (A) does not produce the Consequence (C), what we feel and do, on its own. Between them stands B, the Belief, the interpretation we add. Change B, and C changes. Aaron Beck's cognitive therapy built on the same insight, mapping the automatic thoughts, such as mind reading and jumping to conclusions, that turn ambiguous facts into certainties.
Daniel Kahneman explains why the narrator is so convincing. Our fast, automatic System 1 builds the most coherent story it can from whatever information is available, and never flags what is missing. He called it WYSIATI: what you see is all there is. Coherence feels like truth.
There is good news too. Matthew Lieberman and his colleagues at UCLA showed that simply putting a feeling into words reduces activity in the amygdala and increases it in the prefrontal areas that regulate emotion. Naming what is happening inside you is already the beginning of the pause.
The solution to apply
The answer isn't to silence the narrator: you can't, and you shouldn't, because intuition is often right. It's to stop letting the narrator speak in the camera's voice.
In my book Allenare la scelta, this is the second step of the PORTICO™ method: Observe. Before deciding anything about a charged situation, you separate two columns. In the first, only what a camera would record: words actually said, actions, numbers, times. In the second, everything else: intentions, judgments, predictions. Then you ask one question about the second column: which of these can I actually check, and how?
For a leader, it becomes three small habits. Before reacting to a message that annoys you, read it again aloud in a neutral voice: most of the tone was yours. In meetings, when someone says "they're resisting" or "the client is unhappy", ask: "What exactly did you see or hear?" And replace "you did this because…" with "I noticed… what happened?" It costs one sentence, and it gives the other person room to supply the facts you're missing.
This is where EQ-SWOT®, for which Coaching Club Professional is the official distributor in Italy, helps you see it with data instead of an impression: it maps your emotional intelligence, including how you regulate your reactions under pressure, as strengths, weaknesses, opportunities and threats. Not to label you, but so you know in advance in which situations your narrator is most likely to grab the microphone.
Your exercise
Take ten minutes, today, before you close this letter.
Think of an episode from this week that irritated or worried you: an email, a meeting, a remark. Draw two columns. On the left, The camera: only what a recording device would have captured. On the right, The narrator: everything you told yourself about it. Then go back to the left column and circle every word that doesn't belong there, words like "rude", "obviously", "again", "doesn't care", and move them to the right. Finally, for each line on the right, write one question you could ask the other person to check your story.
If the left column is short and the right one is long, you've just found out where your energy went this week.
Before you ask what to decide, ask yourself: what actually happened?
If you know a leader who's just said "I know exactly what he meant", forward them this letter.
If you want to go deeper, the camera and the narrator is one of the exercises in my new book, Allenare la scelta, now on Amazon, together with the other six steps of the PORTICO™ method.
With respect, Massimiliano
Dr. Massimiliano Poltroni — Coaching Club Professional
References
Beck, A. T. (1976). Cognitive Therapy and the Emotional Disorders. International Universities Press.
Ellis, A. (1962). Reason and Emotion in Psychotherapy. Lyle Stuart.
Epictetus. Enchiridion, 5; Discourses, II.18.24.
Kahneman, D. (2011). Thinking, Fast and Slow. Farrar, Straus and Giroux.
Lieberman, M. D., Eisenberger, N. I., Crockett, M. J., Tom, S. M., Pfeifer, J. H., & Way, B. M. (2007). Putting feelings into words: Affect labeling disrupts amygdala activity in response to affective stimuli. Psychological Science, 18(5), 421–428.
Poltroni, M. (2026). Allenare la scelta. Stoic Coaching e il metodo PORTICO™ per coach, leader e professionisti del cambiamento.
