Caro Leader,
oggi parliamo di qualcosa che quasi tutti i sistemi di produttività ti hanno insegnato a ignorare: la differenza tra gestire il tempo e gestire l'energia.
Il problema
Hai imparato a proteggere l'agenda. Blocchi le ore, difendi gli slot, ottimizzi i minuti. Ma puoi avere una giornata perfettamente organizzata e presentarti a ogni riunione come la stessa persona esausta e reattiva di ieri. Il tempo che gestisci con tanta cura non dice nulla sullo stato in cui lo attraversi, e se non gestisci quello, stai amministrando la tua giornata, non stai creando evoluzione.
Un esempio
Pensa a Chiara (nome di fantasia, ma il pattern lo riconoscerai). È organizzatissima: agenda perfetta, riunioni puntuali, obiettivi chiari. Il suo team la descrive come "affidabile", ma mai come "ispirante, stimolante". Chiara risolve, gestisce, tiene tutto sotto controllo. Ma raramente il team esce da una sua riunione con più energia di quanta ne avesse entrando. Chiara sta funzionando. Non sta facendo crescere gli altri. E la differenza tra le due cose non si vede nell'agenda, si vede nello stato in cui lei stessa si presenta ogni giorno.
Cosa dice la ricerca
Nel suo libro The Positive Leader, Jan Mühlfeit — ex Chairman Europe di Microsoft, che ha studiato migliaia di leader nel mondo — distingue quattro livelli di energia: energia esaurita (sopravvivenza, ogni richiesta è un peso), energia in calo (reattiva, il feedback diventa critica), energia funzionale (efficiente, ma amministrativa), ed energia vitale: l'unico stato in cui un leader ispira e da' energia invece di gestire. La maggior parte dei manager, secondo Mühlfeit, passa la maggior parte del tempo nel terzo livello, scambiandolo per il massimo raggiungibile.
Il secondo pilastro del libro è altrettanto controintuitivo: la psicologia positiva ha dimostrato che lavorare sui propri punti di forza produce risultati fino a tre volte superiori rispetto a concentrarsi sulle debolezze. Eppure la maggior parte dei percorsi di sviluppo — colloqui di valutazione compresi — parte quasi sempre dal "cosa non va", non dal "cosa funziona già e va usato di più".
Qui il Trait-Map®, di cui il Coaching Club Professional è distributore ufficiale in Italia, diventa uno strumento pratico più che teorico: invece di affidarti alla tua percezione di quali siano i tuoi punti di forza — spesso distorta da ciò che gli altri si aspettano da te, non da ciò che ti riesce naturalmente — restituisce un dato oggettivo su cui costruire. Evitando di continuare a lavorare sulle stesse debolezze da anni senza risultati proporzionati allo sforzo.
La soluzione da applicare
Smetti di chiederti solo "come uso meglio il mio tempo" e inizia a chiederti "in quale livello di energia sto ispirando gli altri oggi". Mühlfeit propone quattro pratiche minime, non un cambiamento radicale di vita: un'intenzione dichiarata a te stesso ogni mattina ("come voglio presentarmi oggi come leader"), un riconoscimento specifico dato a qualcuno ogni giorno, una domanda di chiusura la sera ("di cosa sono orgoglioso oggi come leader"), e una ricarica intenzionale ogni settimana — pianificata in agenda con la stessa serietà di una riunione importante, non lasciata al caso.
Il tuo esercizio
Prenditi dieci minuti, oggi, prima di chiudere questa lettera.
Scrivi in quale dei quattro livelli di energia — esaurita, in calo, funzionale, vitale — ti riconosci più spesso nell'ultimo mese. Poi scrivi una sola azione concreta per domani che ti aiuterebbe a salire di un livello, anche solo per un'ora della giornata.
Il percorso completo — The Positive Leader, con i quattro livelli di energia, il framework delle 4P (Purpose, Positivity, People, Performance) e un piano pratico da costruire settimana per settimana — è già disponibile gratuitamente, in italiano e in inglese, insieme a tutti gli altri corsi della libreria:
https://biz.coachingclub.pro/accesso_corsi-leadership-coaching-club-page
📖 Se vuoi leggere il libro di Jan Mühlfeit per intero, è disponibile in italiano qui: https://link.amazon/B0ckdxn6B
Se conosci un leader che scambia l'essere sempre occupato per l'essere efficace, inoltragli questa lettera.
Con stima, Massimiliano
Dr. Massimiliano Poltroni — Coaching Club Professional
Read in English
Dear Leader,
today we're talking about something almost every productivity system has taught you to ignore: the difference between managing your time and managing your energy.
The problem
You've learned to protect your calendar. You block hours, defend time slots, optimize minutes. But you can have a perfectly organized day and still show up to every meeting as the same exhausted, reactive person you were yesterday. The time you manage so carefully says nothing about the state you move through it in, and if you're not managing that, you're administering your day, not leading your team.
An example
Think of Chiara (invented, but you'll recognize the pattern). She's extremely organized: perfect calendar, punctual meetings, clear goals. Her team describes her as "reliable," never as "inspiring." Chiara solves, manages, keeps everything under control. But her team rarely leaves one of her meetings with more energy than they had walking in. Chiara is functioning. She's not leading. And the difference between the two doesn't show up in her calendar; it shows up in the state she brings to work every day.
What the research says
In his book The Positive Leader, Jan Mühlfeit, former Chairman of Microsoft Europe who studied thousands of leaders worldwide, distinguishes four levels of energy, not time: depleted energy (survival mode, every request feels like a burden), declining energy (reactive, feedback turns into criticism), functional energy (efficient, but administrative), and vital energy, the only state in which a leader truly leads instead of managing. Most managers, according to Mühlfeit, spend most of their time in the third level, mistaking it for the ceiling.
The book's second pillar is just as counterintuitive: positive psychology has shown that working on your strengths produces results up to three times greater than focusing on your weaknesses. Yet most development conversations, performance reviews included, almost always start from "what's not working," not from "what already works and deserves more of your attention."
This is where Trait-Map®, for which Coaching Club Professional is the official distributor in Italy, becomes a practical tool rather than a theoretical one: instead of relying on your own perception of your strengths, often distorted by what others expect of you rather than what actually comes naturally, it gives you objective data to build on, instead of working on the same weaknesses for years without results proportional to the effort.
The solution to apply
Stop asking only "how do I use my time better" and start asking "which level of energy am I leading from today." Mühlfeit proposes four minimal practices, not a radical life change: a stated intention to yourself every morning ("how do I want to show up today as a leader"), one specific recognition given to someone every day, a closing question in the evening ("what am I proud of today as a leader"), and one intentional recharge every week, scheduled on the calendar with the same seriousness as an important meeting, not left to chance.
Your exercise
Take ten minutes, today, before you close this letter.
Write down which of the four energy levels, depleted, declining, functional, vital, you recognize yourself in most often over the past month. Then write one concrete action for tomorrow that would help you move up one level, even just for an hour of the day.
The full path, The Positive Leader, with the four energy levels, the 4P framework (Purpose, Positivity, People, Performance), and a practical plan built week by week, is already available for free, in Italian and English, along with every other course in the library:
https://biz.coachingclub.pro/accesso_corsi-leadership-coaching-club-page
If you know a leader who mistakes being busy for being effective, forward them this letter.
With respect, Massimiliano
Dr. Massimiliano Poltroni — Coaching Club Professional
